Für Geschäftsführung und KI-Verantwortliche im Mittelstand
AI Act Gap-Analyse für KMU: Klarheit über Ihre KI-Nutzung und die nächsten Schritte.
Wir erfassen Ihre KI-Anwendungen, identifizieren relevante Governance- und AI-Act-Lücken und liefern Ihnen eine klare Entscheidungsgrundlage mit Gap-Matrix, Maßnahmenplan und 90-Tage-Roadmap. Orientiert am EU AI Act und an ISO/IEC 42001.
- Festpreis und klar definierter Umfang
- Persönliche Prüfung durch erfahrenen KI- und ISO-42001-Experten
- Konkrete Prioritäten statt allgemeiner Compliance-Checkliste
Keine Software-Lizenzen. Keine Rechtsberatung. Klare organisatorische Einordnung und Umsetzungsvorbereitung.
Ihre Analyse wird persönlich von einem erfahrenen KI- und ISO-42001-Experten durchgeführt.
Volker Peter
Geschäftsführer, VS Smarte Prozesse
- 30+ Jahre IT-Erfahrung
- DGQ-Trainer für KI und ISO/IEC 42001
- TÜV-zertifizierter ISO 42001 Professional
- Erfahrung mit IT, Prozessen, Automatisierung und KI-Governance
Sie brauchen nicht noch eine
AI-Act-Checkliste.
Sie brauchen einen klaren Überblick.
In vielen KMU ist KI schneller gewachsen als die internen Regeln dem nachgekommen sind.
Ein Mitarbeiter nutzt ChatGPT für Texte. Ein anderer Perplexity für Recherche. Microsoft bringt Copilot in bestehende Anwendungen. Im CRM laufen KI-Funktionen. n8n oder andere Automationen lesen E-Mails, klassifizieren Inhalte oder schreiben Daten ins ERP.
Und irgendwann kommt die Frage, die niemand mehr mit gutem Gefühl beantworten kann:
Welche KI-Systeme nutzen wir eigentlich – und ist das sauber geregelt?
Typische Signale:
- Sie haben keine vollständige Übersicht über genutzte KI-Tools und KI-Funktionen.
- Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Perplexity, Gemini, Claude oder andere GenAI-Tools.
- Microsoft 365 Copilot oder KI-Funktionen in CRM, ERP oder SaaS wurden aktiviert.
- n8n, Make, Zapier oder AI Agents verarbeiten Daten oder lösen Aktionen aus.
- Eine KI-Richtlinie fehlt oder ist veraltet.
- Verantwortlichkeiten und Freigaben sind nicht eindeutig geregelt.
- Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Governance laufen nebeneinander statt zusammen.
- Kunden, Auditoren, Einkauf oder Partner fragen nach belastbaren Nachweisen.
- Sie wollen wissen, ob ISO/IEC 42001 für Sie sinnvoll ist oder wie weit Sie davon entfernt sind.
Das Problem ist selten fehlendes Wissen über KI. Das Problem ist fehlende Transparenz darüber, was im eigenen Unternehmen bereits passiert.
Was Sie als Geschäftsführer bekommen: Entscheidungsfähigkeit.
Nach unserer Analyse sollen Sie nicht mehr recherchieren müssen. Sie sollen entscheiden können.
Sie wissen danach:
1. Welche KI-Anwendungen betrachtet wurden.
2. Welche davon besondere Aufmerksamkeit brauchen.
3. Wo Regeln, Rollen, Dokumentation oder Nachweise fehlen.
4. Welche Lücken für Ihre KI-Governance relevant sind.
5. Wie weit Ihre Organisation von einer strukturierten ISO/IEC-42001-Logik entfernt ist.
6. Was kurzfristig, mittelfristig und später angegangen werden sollte.
7. Was Sie selbst erledigen können – und wo vertiefte Unterstützung sinnvoll ist.
Kein 80-Seiten-Gutachten. Kein monatelanges Transformationsprogramm das im Sande verläuft.
Sondern: Eine klare Standortbestimmung mit den richtigen nächsten Schritten.
Welches Paket passt zu Ihrem Unternehmen?
Wenn Sie nur wissen wollen: „Müssen wir genauer hinschauen?“ → 495 €
Der KI Compliance Quick Check ist richtig, wenn Sie einen ersten strukturierten Überblick brauchen und maximal fünf konkrete KI-Anwendungen einordnen möchten.
Wenn Sie wissen wollen: „Was fehlt uns konkret, und was tun wir zuerst?“ → 1.495 €
Die AI Act & ISO 42001 Gap Analyse ist richtig, wenn Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung, Verantwortliche und die anschließende Umsetzung brauchen.
Faustregel: Wenn Sie nach der Analyse Maßnahmen priorisieren, Verantwortlichkeiten festlegen oder Budget für die Umsetzung entscheiden wollen, ist die 1.495-€-Gap-Analyse das passende Produkt.
Das erhalten Sie am Ende tatsächlich
KI-Inventar
Übersicht der betrachteten KI-Anwendungen und Einsatzkontexte.
Gap-Matrix
Was bereits vorhanden ist, wo Lücken bestehen und wie relevant diese sind.
Prioritäten A / B / C
Was kurzfristig geklärt, strukturiert umgesetzt oder später weiterentwickelt werden sollte.
90-Tage-Roadmap
Ein konkreter Fahrplan für die nächsten Schritte.
Management Summary
Eine kompakte Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung und Verantwortliche.
Beispielhafte Struktur
So ist eine Gap-Matrix grundsätzlich aufgebaut: KI-Anwendung → Status quo → identifizierte Lücke → Relevanz → empfohlene nächste Maßnahme. Ein anonymisierter Beispielreport liegt aktuell nicht als Asset vor.
EMPFOHLEN
AI Act & ISO 42001 Gap Analyse – 1.495 € netto
Die Management-Entscheidungsgrundlage für Ihre KI-Governance
Sie wollen nicht nur wissen, dass es Lücken gibt. Sie wollen wissen, welche, wie relevant und in welcher Reihenfolge Sie sie schließen sollten. Dafür ist die Gap Analyse gemacht.
Sie erhalten 9 konkrete Ergebnisse
1. Strukturierte KI-Inventur – bis zu 10 KI-Anwendungen oder Use Cases
Wir erfassen bzw. prüfen die wesentlichen Anwendungen im vereinbarten Scope, zum Beispiel ChatGPT, Perplexity, Gemini und Claude, Microsoft 365 Copilot, KI-Funktionen in CRM, ERP und SaaS, n8n-Workflows und AI Agents, interne Wissensassistenten sowie KI in Vertrieb, Marketing, Kundenservice oder HR. Dokumentiert werden unter anderem Zweck, Nutzer, Anbieter, Datenarten, Automatisierungsgrad, Verantwortliche und erkennbare Risikofaktoren.
2. AI-Act-Rollen- und Risikobetrachtung
Für die betrachteten Use Cases prüfen wir strukturiert die Rolle Ihres Unternehmens im jeweiligen Einsatzkontext, mögliche besondere oder kritische Einsatzbereiche, relevante Risiko- und Transparenzaspekte, Human Oversight, organisatorische Verantwortlichkeiten sowie Punkte, die zusätzlich rechtlich, datenschutzrechtlich oder sicherheitstechnisch vertieft werden sollten.
3. Strukturierte ISO/IEC-42001-Gap-Analyse
Wir betrachten Ihre vorhandene KI-Governance entlang der für Ihr Unternehmen relevanten Managementsystem-Themen, unter anderem Kontext und Scope, Leadership, Rollen und Verantwortlichkeiten, AI Policy / KI-Richtlinie, Risikomanagement, Ziele und Planung, Kompetenz und AI Literacy, Kommunikation und dokumentierte Informationen, operative Steuerung, Lieferantensteuerung sowie Monitoring, Bewertung und Verbesserung.
4. Prüfung von bis zu 4 vorhandenen Dokumenten
Zum Beispiel eine bestehende KI-Richtlinie, Informationssicherheitsrichtlinie, Datenschutzrichtlinie oder Freigabe-, Beschaffungs- oder Softwareprozess. Geprüft werden die relevanten AI-Act-/ISO-42001-Schnittstellen.
5. Gap-Matrix
Sie sehen kompakt, was bereits vorhanden ist, wo Lücken bestehen, wie relevant die Lücke ist und was als nächste Maßnahme empfohlen wird.
6. Priorisierter Maßnahmenplan
Nicht alles ist gleich dringend. Darum unterscheiden wir Priorität A (kurzfristig klären oder schließen), Priorität B (strukturiert umsetzen) und Priorität C (Reifegrad weiterentwickeln).
7. 90-Tage-Roadmap
Sie erhalten einen realistischen Fahrplan für die nächsten drei Monate – damit aus „Wir müssten mal“ konkrete Entscheidungen werden.
8. Management Report
Sie erhalten ca. 10–15 Seiten Management Summary mit Gap-Matrix, Übersicht der betrachteten KI-Landschaft, wesentlichen Findings, priorisierten Maßnahmen und der 90-Tage-Roadmap.
9. Persönliche Expertenbegleitung
Enthalten sind ein Management-Interview bis 60 Minuten, ein Ergebnisworkshop bis 90 Minuten und eine Rückfragerunde innerhalb von 14 Tagen bis 30 Minuten.
Ihr interner Aufwand bleibt überschaubar
Die Datenerhebung erfolgt über unsere strukturierte Methodik und vorbereitete Fragebögen. Ihre Zeit fließt in die relevanten Fakten und Entscheidungen – nicht in Meeting-Marathons oder das gemeinsame Schreiben langer Berichte.
Typischer interner Aufwand: Fragebogen und Unterlagen zusammenstellen, ein Management-Interview, ein Ergebnisworkshop. Der tatsächliche Aufwand hängt von Anzahl und Komplexität der betrachteten KI-Anwendungen ab.
1.495 € netto – klarer Festpreis im definierten Scope
AI Act & ISO 42001 Gap Analyse anfragen – 1.495 €Dieses Paket ist die richtige Wahl, wenn Sie anschließend intern wirklich handeln wollen.
KI Compliance Quick Check – 495 € netto
Der kompakte Einstieg: Wo sollten wir genauer hinschauen?
Sie wollen zunächst wissen, ob es offensichtliche Governance- oder AI-Act-Themen gibt – ohne direkt eine vollständige Gap Analyse zu beauftragen. Dann ist der Quick Check der richtige Einstieg.
Enthalten
- Standardisierter Online-Fragebogen
- Betrachtung von maximal 5 von Ihnen benannten KI-Anwendungen oder Use Cases
- AI-Act-Erstscreening
- Grundlegende Rollen- und Risikoeinordnung
- Governance-Ampel für zentrale Handlungsfelder
- Kennzeichnung auffälliger Datenschutz-, Sicherheits- oder HR-Schnittstellen
- Top 5 priorisierte nächste Schritte
- Kompaktes Management Summary mit ca. 3–5 Seiten
- Persönliches Ergebnisgespräch bis 45 Minuten
Beispiel
ChatGPT + Microsoft 365 Copilot + KI im CRM + n8n-E-Mail-Automation + Recruiting-Tool = fünf betrachtete Use Cases.
Was Sie danach wissen
Wo besteht erkennbarer Handlungsbedarf – und welche Themen sollten vertieft werden?
495 € netto – Festpreis
KI Compliance Quick Check starten – 495 €Ideal als erste Orientierung. Nicht als Ersatz für eine vollständige ISO/IEC-42001-Gap-Analyse.
Der direkte Vergleich
Vergleich der Pakete
KI Compliance
Quick Check
AI Act & ISO 42001
Gap Analyse
Preis netto
495 €
1.495 €
Ziel
Orientierung
Entscheidungsgrundlage
KI-Anwendungen / Use Cases
max. 5
max. 10
KI-Inventar
Kundenangaben werden bewertet
strukturiert erstellt/geprüft
AI-Act-Betrachtung
Erstscreening
vertieft
ISO/IEC 42001
Basisorientierung
strukturierte Gap-Analyse
Dokumentenprüfung
–
max. 4 Dokumente
Gap-Matrix
–
inklusive
Priorisierung
Top 5
vollständiger Maßnahmenplan
90-Tage-Roadmap
–
inklusive
Management Report
ca. 3–5 Seiten
ca. 10–15 Seiten + Matrix
Management-Interview
–
bis 60 Min.
Ergebnisgespräch
bis 45 Min.
Workshop bis 90 Min.
Rückfragerunde / Richtlinie erstellen
–
bis 30 Min. / –
Noch unsicher?
Wenn Sie nur wissen möchten, ob Handlungsbedarf besteht: 495 €.
Wenn Sie danach Entscheidungen treffen und Maßnahmen planen wollen: 1.495 €.
Typische KI-Use-Cases, die wir einordnen
ChatGPT, Perplexity, Gemini oder Claude im Unternehmen
Mitarbeitende recherchieren, schreiben, analysieren oder fassen Inhalte zusammen. Entscheidend sind unter anderem Nutzungskontext, Datenarten, Freigaben und interne Leitplanken.
Microsoft 365 Copilot
Copilot greift auf bestehende Arbeitskontexte und Unternehmensinformationen zu. Governance beginnt deshalb nicht beim Prompt, sondern auch bei Verantwortlichkeiten, Datenzugriffen und Nutzungsszenarien.
KI im CRM, ERP oder anderer SaaS
Lead Scoring, Empfehlungen, Prognosen oder Textgenerierung wirken oft wie normale Softwarefunktionen. Für eine belastbare KI-Governance müssen diese Funktionen trotzdem sichtbar und eingeordnet sein.
n8n, Make, Zapier und AI Agents
Sobald Automationen E-Mails lesen, Daten klassifizieren, Systeme beschreiben oder Aktionen auslösen, steigen Anforderungen an Verantwortlichkeit, Freigaben und menschliche Kontrolle.
Recruiting und HR
KI-gestützte Bewerberauswahl, Leistungsbewertung oder andere personalbezogene Entscheidungen benötigen besondere Aufmerksamkeit. Solche Use Cases werden im Screening klar gekennzeichnet und bei Bedarf einer vertieften fachlichen bzw. rechtlichen Prüfung zugeführt.
AI Act und ISO 42001:
zwei unterschiedliche Dinge – sinnvoll zusammengedacht
Der EU AI Act ist geltendes europäisches Recht. Welche Pflichten Ihr Unternehmen konkret betreffen, hängt unter anderem von Ihrer Rolle und dem jeweiligen KI-Einsatz ab.
Die ISO/IEC 42001 ist ein freiwilliger internationaler Managementsystemstandard für Artificial Intelligence Management Systems (AIMS). Sie bietet einen strukturierten Rahmen, um KI-Risiken, Verantwortlichkeiten, Prozesse und kontinuierliche Verbesserung organisatorisch zu steuern.
Unsere Gap Analyse verbindet beides dort, wo es für die Unternehmenspraxis sinnvoll ist: regulatorische Relevanz plus belastbare Governance-Struktur.
Rechtsstand der Informationen
Stand: 27. September 2026. Der EU AI Act ist seit 2. August 2026 grundsätzlich anwendbar. Bestimmte Transparenzpflichten gelten seit diesem Datum. Die Hochrisiko-Regeln für Anwendungsfälle nach Anhang III gelten nach der 2026 erfolgten Anpassung ab 2. Dezember 2027, für Hochrisiko-Systeme nach Anhang I ab 2. August 2028. Unsere Leistungen ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.
Quellen: Europäische Kommission – AI Act · EUR-Lex – konsolidierter AI Act · ISO – ISO/IEC 42001
Warum VS Smarte Prozesse?
Sie sprechen mit dem Experten, der Ihre Analyse durchführt.
Keine große Beratungsorganisation. Kein mehrstufiges Junior-Senior-Modell. Keine Software, die Ihnen nach dem Check verkauft werden muss.
Dafür:
30+ Jahre IT-Erfahrung
KI-Experte und Trainer
DGQ-Trainer für KI und ISO/IEC 42001
TÜV-zertifizierter ISO 42001 Professional
Erfahrung an der Schnittstelle von IT, Prozessen, Automatisierung und KI-Governance
Standardisierte Methodik für effiziente Datenerhebung und Auswertung
Persönliche fachliche Plausibilisierung
Toolneutrale Empfehlungen
Der Vorteil für Sie: Die Methodik ist standardisiert. Die Bewertung ist individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Wir verwenden strukturierte Fragebögen, damit Sie nicht für Datenerhebung und Meetingzeit bezahlen. Die Expertenzeit konzentriert sich auf die Punkte, bei denen Erfahrung und Einordnung tatsächlich einen Unterschied machen.
Unser Ablauf: wenig Reibung, klare Ergebnisse
1. Scope festlegen
Wir klären Paket, Unternehmenseinheit und die zu betrachtenden KI-Anwendungen.
2. Strukturiert erfassen
Sie erhalten die vorbereitete Datenerhebung. Kein Workshop-Marathon, keine leere PowerPoint-Phase.
3. Expertenanalyse
Wir plausibilisieren Ihre Angaben, ordnen die betrachteten Use Cases ein und bewerten die relevanten Governance-Themen.
4. Management-Ergebnis
Sie erhalten die vereinbarten Ergebnisse und besprechen mit uns, was als Nächstes sinnvoll ist.
Quick Check: kompakte Orientierung.
Gap Analyse: Entscheidungsgrundlage mit Gap-Matrix und 90-Tage-Roadmap.
Häufige Fragen zur AI Act Gap Analyse
Gilt der EU AI Act auch, wenn wir nur ChatGPT oder Microsoft Copilot einsetzen?
Ja, potenziell – auch bei reiner Nutzung von Standardtools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot. Welche Anforderungen konkret relevant sind, hängt vom Einsatzkontext, Ihrer Rolle und der jeweiligen Anwendung ab. Genau deshalb betrachten wir Ihre tatsächlichen Use Cases statt pauschaler Aussagen.
Was ist der Unterschied zwischen AI Act Quick Check und Gap Analyse?
Der Quick Check beantwortet: Wo sollten wir genauer hinschauen? Die Gap Analyse beantwortet: Welche konkreten Lücken haben wir und was sollten wir in welcher Reihenfolge tun?
Ist ISO/IEC 42001 Pflicht?
Nein. ISO/IEC 42001 ist ein freiwilliger internationaler Managementsystemstandard. Er kann jedoch einen sehr nützlichen Rahmen bieten, wenn KI dauerhaft, nachvollziehbar und systematisch gesteuert werden soll oder Kunden und Partner entsprechende Nachweise erwarten.
Macht uns die Gap Analyse automatisch AI-Act-konform?
Nein – und das wäre auch kein seriöses Versprechen. Eine Analyse identifiziert und priorisiert Lücken. Ob und wie Maßnahmen anschließend umgesetzt werden müssen, hängt vom konkreten Befund ab.
Prüfen Sie auch DSGVO, NIS2 und ISO 27001?
Wir markieren relevante Schnittstellen, wenn sie in den betrachteten KI-Use-Cases sichtbar werden. Eine vollständige DSGVO-, NIS2- oder ISO-27001-Gap-Analyse ist jedoch nicht Bestandteil dieser beiden Festpreispakete.
Erstellen Sie im 1.495-€-Paket direkt unsere KI-Richtlinie?
Nein. In der Gap Analyse prüfen wir eine vorhandene Richtlinie innerhalb des vereinbarten Dokumentenscopes und identifizieren Handlungsbedarf. Die Erstellung oder vollständige Überarbeitung einer Richtlinie ist ein separates Umsetzungsmodul.
Wie viel Zeit braucht unser Unternehmen intern?
Der Aufwand bleibt durch die strukturierte Datenerhebung überschaubar. Beim Quick Check besteht er im Wesentlichen aus dem Fragebogen und dem 45-minütigen Ergebnisgespräch. Bei der Gap Analyse kommen Unterlagenzusammenstellung, ein Management-Interview und der Ergebnisworkshop hinzu.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. VS Smarte Prozesse ist keine Rechtsanwaltskanzlei. Wir unterstützen bei KI-Governance, Managementsystemen, organisatorischer Einordnung und Umsetzungsvorbereitung. Wo eine verbindliche juristische Einzelfallbewertung notwendig ist, kennzeichnen wir das transparent.
Können wir später bei der Umsetzung weitermachen?
Ja. Wenn die Gap Analyse zeigt, dass Richtlinien, Prozesse, Schulungen, KI-Inventar oder ein AIMS aufgebaut bzw. weiterentwickelt werden sollten, können diese Punkte anschließend separat beauftragt werden.
Wie lange dauert es von der Anfrage bis zum fertigen Ergebnis?
Der interne Aufwand ist überschaubar (siehe oben). Die Gesamtdauer von der Anfrage bis zum fertigen Ergebnis hängt vom Umfang und von der Verfügbarkeit für Unterlagen und Termine ab; den konkreten Zeitrahmen für Ihr Paket stimmen wir direkt zu Beginn mit Ihnen ab.
Sie müssen nicht alles über den AI Act wissen. Sie müssen wissen, was Ihr Unternehmen jetzt tun sollte.
Wenn Sie bereits mehrere KI-Anwendungen im Einsatz haben und eine klare Entscheidungsgrundlage benötigen, starten Sie mit der AI Act & ISO 42001 Gap Analyse.
AI Act & ISO 42001 Gap Analyse – 1.495 € netto
Bis zu 10 Use Cases · strukturierte KI-Inventur · AI-Act-Risikobetrachtung · ISO-42001-Gap-Analyse · Dokumentenreview · Gap-Matrix · Maßnahmenplan · 90-Tage-Roadmap · Management Workshop
KI Compliance Quick Check – 495 € netto
Bis zu 5 Use Cases · Erstscreening · Governance-Ampel · Top-5-Maßnahmen · Management Summary · 45-Minuten-Ergebnisgespräch
Festpreis. Klarer Scope. Persönliche Expertenprüfung. Keine Software-Lizenzen. Keine Rechtsberatung.
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